Regeln für Deutschland
Ich bin von verschiedene Seiten gefragt worden, ob meine Software "finanzamtskonform" sei. Daher möchte ich diesem wichtigen Thema eine eigene Unterseite widmen.Der Betrieb eines Gastronomiebetriebs erfordert die Einhaltung bestimmter steuerrechtlicher Regeln. Bezogen auf den Einsatz einer Kassensoftware sind dies bis zum 31.12.2014
- die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
- die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
Ab dem 01.01.2015 werden GdPdU und GoBS durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD) abgelöst.
Diese Regeln werden in BMF-Schreiben vom Bundesfinanzministerium beschrieben und stehen dort zum Download zur Verfügung.
Anhand einiger Kernforderungen möchte ich beschreiben, wie OrderSprinter diese Anforderungen umsetzt.
Hinweis des Programmautors: Ich bin weder Jurist noch Steuerfachmann! Mein Wissen ziehe ich aus Diskussionen mit einer befreundeten Steuerberaterin und der Lektüre der Gesetze und BMF-Schreiben. Die gesetzlichen Vorgaben habe ich in OrderSprinter so umgesetzt, wie ich sie verstanden habe. Und genau das möchte ich im folgenden Abschnitt erklären. Jeder Anwender muss selbst entscheiden, ob er meine Umsetzung für richtig hält und OrderSprinter einsetzen will!
Bei Fehlern in der Umsetzung der GoBS/GoBD/GdPdU bin ich für jeden Hinweis dankbar!
Umsetzung in OrderSprinter
Eine wesentliche Funktionalität im OrderSprinter ist die Dokumentation der Geschäftsvorfälle. Um diese Daten darzustellen, erlaubt OrderSprinter den sogenannten Datenexport in das csv-Format. Ein Ausschnitt eines Z-Berichts (Tageslosung) sieht so aus, nachdem er in ein Tabellenkalkulationsprogramm eingelesen wurde:
Zusätzlich können neben den Z-Berichten auch die Umsätze in einem bestimmten Zeitraum, sowie die Produktdaten, Benutzerdaten (Rechtevergabe) und Konfigurationsdaten inkl. der Historie ausgegeben werden. Auch dies wird mit Datenexport bezeichnet.
Soviel zur Vorbemerkung, nun die trockene Theorie...
Im Folgenden zitiere ich Kernaussagen aus der GoBD (Link zum GoBD-Dokument vom 14. Nov. 2014) in Fettschrift und beschreibe darunter jeweils, wie sich OrderSprinter hierzu verhält.
Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. (...) Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde.
Der Benutzer muss die Z-Berichte aufheben. OrderSprinter erlaubt jederzeit den Zugriff auf die Details erfolgter Tageslosungen (Z-Berichte). Ebenso gibt es eine Anleitung zum OrderSprinter (Buchhandel), welches ebenso der Aufbewahrungspflicht unterliegt.
Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können nach § 146 Absatz 5 AO auch auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den GoB entspricht.
Es wird zu einer regelmäßigen Datensicherung bzw. einem Datenexport und der Speicherung auf einem nur einmal beschreibbaren Medium (DVD-R) geraten.
Somit sind alle Unternehmensbereiche betroffen, in denen betriebliche Abläufe durch DV-gestützte Verfahren abgebildet werden und ein Datenverarbeitungssystem (DV-System, siehe auch Rz. 20) für die Erfüllung der in den Rzn. 3 bis 5 bezeichneten außersteuerlichen oder steuerlichen Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten verwendet wird.
Die Verwendung einer Kassensoftware zählt auf jeden Fall zu einem DV-gestützten betrieblichen Ablauf. Dieser Punkt wird in Abschnitt 1.11 Abs. 20 der GoBD konkretisiert: hier werden Kassensysteme explizit als Beispiel eines DV-Systems aufgeführt ist.
Technische Vorgaben oder Standards (z. B. zu Archivierungsmedien oder Kryptografieverfahren) können angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung und der ebenfalls notwendigen Betrachtung des organisatorischen Umfelds nicht festgelegt werden.
OrderSprinter setzt für die Datenspeicherung keine Kryptografie ein.
Aufzeichnungen sind alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder auf Medien mit Schriftersatzfunktion (z. B. auf Datenträgern). Der Begriff der Aufzeichnungen umfasst Darstellungen in Worten, Zahlen, Symbolen
und Grafiken.
OrderSprinter ermöglicht jederzeit den Export von Umsatzdaten (über einen Zeitraum oder einer bestimmten Tageslosung), Produktdaten und deren Änderungshistorie bzgl. Preis oder Namen, Konfigurationsdaten und deren Änderungshistorie. Auf Wunsch können diese Exports für das Finanzamt erstellt werden, ebenso können diese Daten jederzeit auf einmal beschreibbaren Datenträgern gesichert werden.
Der Kaufmann ist verpflichtet, in den Büchern seine Handelsgeschäfte und die Lage
des Vermögens ersichtlich zu machen (§ 238 Absatz 1 Satz 1 HGB).
Das geht über die Funktion einer Kassensoftware hinaus, da hier ebenso Daten betrachtet werden müssen, die von einer Kassensoftware in der Regel nicht verwaltet werden (Vermögenswerte stellen auch Lagerbestände dar.).
Materiell ordnungsmäßig sind Bücher und Aufzeichnungen, wenn die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend gebucht bzw. verarbeitet sind (vgl. § 239 Absatz 2 HGB, § 145 AO, § 146 Absatz 1 AO).
Jeder Kassenbon besitzt eine fortlaufende Nummer, die in den Details einer Tageslosung aufgeführt ist. Ebenso besitzt jede Tageslosung eine fortlaufende Nummer. Stornierte Kassenbons werden automatisch als neuer Kassenbon mit negativem Betrag gebucht und es wird gekennzeichnet, welcher Kassenbon damit storniert wurde (Nachvollziehbarkeit). Eine fehlende oder doppelte Nummer in der Sequenz von Kassenbons oder Tageslosungen deutet auf Unvollständigkeit oder Manipulation hin. Alle Kassenbons haben ein Ausstellungsdatum, alle Tageslosungen die Angabe eines Zeitraums (zeitgerecht und geordnet). Die Richtigkeit kann vom Betriebsprüfer evaluiert werden, da die Daten in unverdichteter Form exportiert werden. Siehe auch Abschnitt 3 Abs. 26 der GoDS.
Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen im Sinne der Rzn. 3 bis 5, einschließlich der eingesetzten Verfahren, ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum).
Der Gastronom ist für den korrekten Betriebsablauf verantwortlich. Er muss sich um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben kümmern. Dazu gehört auch der richtige Umgang mit der Kassensoftware. Mit einem direkten Zugriff auf die Datenbank von OrderSprinter und dem nötigen Informatik-Fachwissen sind natürlich Manipulationen möglich, die OrderSprinter bei normaler Benutzung nicht erlaubt. Aber das gilt für jede andere Kassensoftware gleichfalls.
Das Erfordernis der Ordnungsmäßigkeit erstreckt sich (...) auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems (...), da die Grundlage für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher Aufzeichnungen bereits bei der Entwicklung und Freigabe (...) des dabei angewandten DV-gestützten Verfahrens gelegt wird. Die Ordnungsmäßigkeit muss bei der Einrichtung und unternehmensspezifischen Anpassung des DV-Systems bzw. der DV-gestützten Verfahren im konkreten Unternehmensumfeld und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.
Konfigurationsänderungen werden von OrderSprinter aufgezeichnet und können zurückverfolgt werden. Das Verfahren ist in der aufzubewahrenden Bedienungsanleitung beschrieben.
Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei angewandte Buchführungs- oder Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein. Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder nachgewiesen werden können.
Die Verfahren sind in der Bedienungsanleitung beschrieben. Die Nachvollziehbarkeit ergibt sich aus den Angaben in den Datenexports.
Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird.
Kennzeichnung einer normalen Abrechung, einer Stornierung, eines Inhouse- oder Außer-Haus-Verkauf sowie die verschiedenen Steuersätze sind im Datenexport enthalten.
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.
Zumindest auf OrderSprinter bezogen sollte das in der Tat so sein. Aber diese Vorgabe geht über das Kassensystem hinaus und betrachtet die gesamte Buchführung des Betriebs.
Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer
Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen.
OrderSprinter zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, bei denen ein Umsatz erzielt wurde.
Die GoB erfordern in der Regel die Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls - also auch jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jeder Einlage und Entnahme - in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht.
Neben den Einnahmen durch die Bewirtung registriert OrderSprinter auch Einlagen und Entnahmen aus der Kasse. OrderSprinter nutzt als Konzept die persönliche Kasse eines Nutzers. Erst in der Tageslosung fließen diese Einlagen und Entnahmen wieder zusammen.
Zusätzlich muss bei jeder Abrechnung der Zahlungsweg angegeben werden, so dass im Datenexport klar erkennbar ist, über welchen Zahlungsweg welche Umsätze erzielt wurden.
Die Erfassung oder Verarbeitung von tatsächlichen Geschäftsvorfällen darf nicht unterdrückt werden. So ist z. B. eine Bon- oder Rechnungserteilung ohne Registrierung der bar vereinnahmten Beträge (Abbruch des Vorgangs) in einem DV-System
unzulässig.
Storniert werden können in OrderSprinter nur Kassenbons und diese werden aufgezeichnet und im Datenexport ausgewiesen. Bestellrücknahmen, die nicht bereits über die Kasse gelaufen sind, werden nicht als Stornierung interpretiert, sondern als Vertipper.
Das Erfordernis „zeitgerecht“ zu buchen verlangt, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht. (...) Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich
festgehalten werden.
Der gesamte Abschnitt 3.2.3 der GoDS befasst sich mit der zeitnahen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Eine Tageslosung sollte stets zum Ende eines Arbeitstags vorgenommen werden. (Administrationsansicht -> Tageserfassung -> Erstellen).
In der Regel verstößt die nicht getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen oder von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung gegen die Grundsätze der Wahrheit und
Klarheit einer kaufmännischen Buchführung.
Aus diesem Grund muss man bei OrderSprinter bei jeder Abrechnung den Zahlungsweg angeben.
Die nicht getrennte Aufzeichnung von
nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung verstößt in der Regel gegen steuerrechtliche Anforderungen.
Der angewendete Steuersatz ist pro Buchung im Datenexport enthalten.
Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie
ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB).
Versteht sich das nicht von selbst, dass Manipulationen nicht erlaubt sind? Die Z-Berichte enthalten Angaben über die erfassten Kassenbons und den Zeitraum. Diese Daten dürfen natürlich nicht nachträglich entfernt werden.
Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO (...) hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Hierzu gehören beispielsweise
Jeder Benutzer muss sich vor der Benutzung von OrderSprinter mit seinem Passwort authentifizieren (Zugangskontrolle). Er kann nur die für ihn freigeschalteten Module benutzen (Funktionstrennung). Stornierungen sind nur über einen Stornocode möglich.
Der Ausdruck Schutzmaßnahmen lässt jede Menge Raum für Interpretationen. OrderSprinter signiert umsatzrelevante Datensätze in der internen MySQL-Datenbank mit digitalen Signaturen, um Manipulationen zu erkennen. Werden über einen direkten Datenbankzugriff Kassenbons oder Tageslosungen aus der Datenbank gelöscht oder verändert, so verweigert OrderSprinter die weitere Durchführung umsatzrelevanter Aktionen sowie den Datenexport der veränderten Daten.
Als weitere Schutzmaßnahme sollte der Gastronom regelmäßige Datensicherungen vornehmen und einen guten Zugangsschutz des eingesetzten Webservers sicherstellen.
Im Rahmen eines funktionsfähigen IKS muss auch anlassbezogen (z. B. Systemwechsel) geprüft werden, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht
Diese Aufgabe sehe ich beim Benutzer bzw. dem Verantwortlichen des Kassensystems (Gastronom).
Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen.
Regelmäßige Backups vornehmen!
Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen (...) kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen,
Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.
Hardwaremäßig: Regelmäßige Sicherung der Datenexports auf nur einmal beschreibbare Medien (z.B. DVD-R).
Softwaremäßig: OrderSprinter hat eine Historisierung, Änderungen können nachvollzogene werden. Die Daten werden in einer MySQL-Datenbank abgelegt. Der Zugang zur Datenbank muss natürlich gegen den Zugriff durch Unbefugte mit einem guten Passwort geschützt werden. Die interne Verwendung digitale Signaturen dient der Unveränderbarkeit der Umsatzdaten in der Datenbank bei einem direkten Zugriff auf die Datenbank (die Daten können zwar verändert werden, aber OrderSprinter verweigert die weitere Nutzung des Datenbestands wenn eine Signatur nicht verifiziert werden kann).
Bei programmgenerierten bzw. programmgesteuerten Aufzeichnungen (automatisierte Belege bzw. Dauerbelege) sind Änderungen an den der Aufzeichnung zugrunde liegenden Generierungs- und Steuerungsdaten ebenfalls aufzuzeichnen. Dies betrifft insbesondere die Protokollierung von Änderungen in Einstellungen oder die Parametrisierung der Software.
Ich bin mir nicht sicher, ob dieser Punkt auf ein Kassensystem zutrifft. Um sicherzugehen, erlaubt OrderSprinter den Export der Konfigurationseinstellungen und deren Änderungshistorie.
Art und Umfang der maschinellen Auswertbarkeit sind nach den tatsächlichen Informations- und Dokumentationsmöglichkeiten zu beurteilen. (...) Eine maschinelle Auswertbarkeit ist nach diesem Beurteilungsmaßstab bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen (...) u. a. gegeben, die
Datenexports können als csv-Ausgabe erzeugt und mit jedem handelsüblichen Tabellenkalkulationsprogramm hinsichtlich mathematisch-technischer Auswertung und einer Volltextsuche verarbeitet werden. Der Datenexport ist von Menschen lesbar, bei Unklarheiten hilft die Bedienungsanleitung. Außerdem heißt es im Abschnitt 9.1 der GoDS: Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird..
Nach § 147 Absatz 6 AO hat die Finanzbehörde das Recht, die mit Hilfe eines DV-Systems erstellten und nach § 147 Absatz 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Umfang der Außenprüfung (§ 194 AO) nicht erweitert; er wird durch die Prüfungsanordnung (§ 196 AO, § 5 BpO) bestimmt. (...) Die Finanzbehörde hat das Recht, selbst unmittelbar auf das DV-System dergestalt zuzugreifen, dass sie in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in die aufzeichnungs- und
aufbewahrungspflichtigen Daten nimmt (...)
Ist der Betriebsprüfer im Haus und reichen ihm die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen der Datenexports nicht aus, müssen Sie ihm ggfs. den direkten Zugriff auf OrderSprinter gewähren (Unmittelbarer Datenzugriff Z1). Auch die Verfahrensdokumentation muss auf Verlangen nachgewiesen werden. Ein wichtiger Teil der Verfahrensdokumentation stellt die Bedienungsanleitung von OrderSprinter dar. OrderSprinter stellt keinen expliziten "Nur-Lese"-Zugriff bereit.
Die Finanzbehörde kann ferner verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der internen und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen
einer relationalen Datenbank), und elektronische Dokumente und Unterlagen auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.
Dazu dienen die Datenexports von OrderSprinter. Diese können auf einem beliebigen Datenträger gespeichert und den Finanzbehörden übergeben werden.
Umsatzverkürzung mit Zappern?
Um Missverständnisse zu vermeiden, möchte ich zunächst anmerken: Dieser Abschnitt über Zapper bezieht sich NICHT auf die gleichnamige Firma oder deren Produkte!Um es ganz klar und unmissverständlich zu sagen: Ich werde keine Zapper anbieten und sollte ich von deren Existenz erfahren, werde ich versuchen, dagegen vorzugehen!
Nun die ausführliche Version: Zapper ist ein Begriff für Software, die in Buchführungssystemen, Warenwirtschaftssystemen und vor allem Registrierkassen, Taxametern und Geldspielautomaten gespeicherte Transaktions- und Umsatzdaten nachträglich verändert. Diese Manipulation wird zur Umsatzverkürzung und damit zur Steuerhinterziehung und Hinterziehung von Sozialabgaben vorgenommen.
Bewusst habe ich keine Möglichkeit eingebaut, dass OrderSprinter die Umsatzzahlen nachträglich verändern kann (unbeabsichtige Softwarefehler kann ich natürlich nicht ausschließen). Jede Kassensoftware muss ihre Daten an einer Stelle speichern, dies ist üblicherweise eine Datenbank. Der Begriff Datenbank bezeichnet in diesem Fall das interne Speichersystem. Manchmal kommt es bei diesem Begriff zu Missverständnissen, weil aus Betriebsprüfersicht eine Datenbank zwar für die im System gespeicherten Daten steht, er aber die applikatorische Zugriffsebene auf diese Daten, d.h. die Benutzeroberfläche der Applikation, mit einbezieht. Auf OrderSprinter bezogen: Die Daten werden in einer MySQL-Datenbank gespeichert.
Zapper basieren in der Regel darauf, dass sie einen direkten Zugriff auf diese Datenbank nutzen und die Werte darin manipulieren. Damit umgehen sie die Applikationsebene. Diese Art der Umsatzverkürzung ist technisch nicht zu 100 Prozent verhinderbar.
Ab Version 1.0.6 werden intern digitale Signaturen verwendet, um die umsatzrelevanten Datensätze in der Datenbank gegen Manipulationen zu schützen. Keine Software der Welt kann jedoch nach meiner Einschätzung so programmiert werden, dass es nicht doch findige Programmierer gibt, die die Schutzmechanismen aushebeln und zwecks Umsatzverkürzung Zapper entwickeln und anbieten. Der Einsatz von Zappern ist verboten und kann strafrechtliche Konsequenzen haben!
Sollten Sie dennoch widerrechtlich einen Zapper verwenden, seien Sie gewarnt. Zapper können Ihr System beschädigen, und wenn es doch gut geht: Die nächste Version von OrderSprinter verwendet möglicherweise eine andere interne Speicherstruktur in der Datenbank, auf die der Zapper nicht mehr "korrekt" arbeitet und Ihnen spätestens dann ein unbrauchbares Kassensystem hinterlässt!
Stefan Pichel, Jan. 2015